Social Media Guidelines & Policies

Social Media Guidelines schaffen eine geregelte Grundlage für die Aktivitäten eines Unternehmens und seiner Mitarbeiter im (Social) Web. Auch wenn soziale Medien nicht zur Kommunikationsstrategie des Unternehmens gehören, sollten Unternehmen Regeln zum Gebrauch dieser Medien für ihre Mitarbeiter aufstellen. Denn häufig nutzen Mitarbeiter bereits täglich soziale Medien für private Zwecke. Darin stecken Chancen aber auch Risiken, die mithilfe von Guidelines genutzt bzw. vermieden werden können.

Leitlinien für den Umgang mit sozialen Medien am Arbeitsplatz sollen Arbeitgeber und Arbeitnehmer einerseits schützen und sie auf der anderen Seite auch dazu ermutigen, die vom Untenrehmen gewünschte Beteiligung auf Facebook, Twitter und Co zu nutzen.

Welche Ziele werden mit der Einführung von Social Media Guidelines verfolgt?

  • Erläuterung der Ziele und Haltung des Unternehmens gegenüber sozialen Medien
  • Unterstützung der Social Media Strategie bzw. der allgemeinen Kommunikationsstrategie
  • Aufklärung der Mitarbeiter über den arbeitsrechtlichen Hintergrund
  • Schutz des Unternehmens vor schädigenden Äußerungen der Mitarbeiter
  • Schutz der Mitarbeiter durch Aufklärung, Tipps und Hilfe durch Ansprechpartner
  • Regelung zur beruflichen und privaten Nutzung sozialer Medien
  • Definieren, wie und welche Inhalte kommuniziert werden dürfen
  • Definieren, welche Kanäle das Unternehmen nutzt und welche Zielgruppen dort angesprochen werden sollen
  • Anleitung und Motivation zur Beteiligung in sozialen Medien (als Botschafter des Unternehmens oder einer Marke)
  • Zuweisung von Verantwortlichkeiten für bestimmte Abteilungen, einzelnen Personen in Form eines Social Media Managers oder eigens dafür eingerichteten Social Media Teams

Was beinhalten Social Media Guidelines und wie werden sie im Unternehmen eingeführt?

01. Vorbereitung der Guidelines

In einem Auftaktworkshop werden alle vorbereitenden Schritte besprochen, Fragen geklärt und ein zeitlicher Rahmen definiert. Das Unternehmen erfährt, wie eine Bestandsaufnahme zur Social Media Nutzung durchgeführt werden kann und für welche Einsatzbereiche und Adressaten dementsprechend die Guidelines formuliert werden müssen. Außerdem wird auf Basis von Unternehmenswerten, Unternehmenskultur und Kommunikationsstrategie die Haltung gegenüber sozialen Medien erörtert. Diese Unternehmenshaltung steuert die individuelle Ausgestaltung der Guidelines.

02. Entwicklung der Guidelines

Auf Grundlage der Erkenntnisse aus der Vorbereitungsphase werden die individuellen Guidelines erstellt. Dabei sollten alle relevanten Abteilungen, wie Unternehmenskommunikation, Marketing, Personal- und Rechtsabteilung sowie der Betriebsrat einbezogen werden. Dadurch können verschiedene Interessen und Perspektiven frühzeitig berücksichtigt und eine breite Zustimmung für die Guidelines gefunden werden. Dabei geht es um Fragen wie z.B.:

  • Dürfen Mitarbeiter soziale Medien am Arbeitsplatz privat und beruflich nutzen?
  • Dürfen Mitarbeiter Accounts mit ihrer beruflichen E-Mail-Adresse anlegen?
  • Welche zeitlichen Beschränkungen soll es für die Nutzung geben und wie verhindert man, dass die Arbeitsleistung leidet?
  • Wie sollen Mitarbeiter bei negativer Kritik reagieren?
  • Wer darf im Namen des Unternehmens sprechen?
  • etc.

03. Etablierung der Guidelines

Die Einführung von Social Media Leitlinien ist nur dann effektiv, wenn diese auch von den Mitarbeitern angewendet und mitgetragen werden. Daher sollten die Guidelines mit verschiedenen, individuell abgestimmten Maßnahmen im Unternehmen etabliert werden. Die Maßnahmen sollten auf folgende Ziele ausgerichtet werden:

  • Gängige Informationskanäle im Unternehmen nutzen
  • Awareness schaffen
  • Kollaborative Erarbeitung der Guidelines
  • Ausführlichkeit und Nutzwert der Guidelines steigern
  • Mitarbeiterbeteiligung fördern

Im besten Fall kann ein Social Media Team gegründet oder auch ein Social Media Manager benannt werden. Das Team oder der einzelne Verantwortliche übernehmen und der Regel nicht nur die Unternehmenskommunikation in den sozialen Medien, sondern sind auch Ansprechpartner für die Mitarbeiter, wenn diese Fragen haben oder unsicher sind, welche Inhalte sie publizieren dürfen und welche nicht. Mittel- bis langfristig sollte das Unternehmen das Know How über Social Media und den planvollen Umgang mit diesen im eigenen Hause aufbauen und somit auch die Nutzung von sozialen Medien durch die Mitarbeiter vorantreiben und steuern.